Indkøbspolitik for Maribo Gymnasium
1. Formål
Formålet med Maribo Gymnasiums indkøbspolitik er at sikre at:
• Maribo Gymnasium ved køb af varer, tjenester og serviceydelser opnår de mest fordelagtige vilkår hvad angår pris, kvalitet, levering og betalingsvilkår.
• Maribo Gymnasium altid vurderer sammenhængen mellem pris, kvalitet, levering, betalingsvilkår og øvrige betingelser og prioriterer derefter.
• Maribo Gymnasium altid kan argumentere for hvorfor det økonomisk mest fordelagtige tilbud ikke er anvendt.
• Maribo Gymnasium overholder gældende regler og lovgivning for indkøbsområdet, herunder EU udbudsregler.
• Indkøbspolitikken gælder ved køb (engangskøb samt faste leveringer), leje, leasing samt ved indhentning af tilbud på arbejde, der skal udføres på Maribo Gymnasium
2. Engangskøb
Engangskøb defineres som større anskaffelser, eller anskaffelser der ikke gentages så ofte. Udvælgelse af leverandører i forbindelse med engangskøb sker efter samme principper som ved indgåelse af indkøbsaftaler, ved indhentning af tilbud og med efterfølgende prissammenligning.
3. Placering af indkøb i organisationen
Indkøb foretages som hovedregel centralt på Maribo Gymnasium, i administrationen eller af skolens serviceleder. Alle medarbejdere i administrationen samt skolens serviceleder er forpligtet til at følge de gældende retningslinjer i indkøbspolitikken for Maribo Gymnasium.
Dog kan indkøb indenfor de enkelte fag (fagkonti) foretages decentralt.
4. Kriterier for valg af leverandører
Ved indkøb vil der som hovedregel skulle tages hensyn til en bred vifte af kriterier – herunder at:
• Opnå de bedst mulige priser for den bedst mulige kvalitet (funktionalitet, æstetik, holdbarhed m.m.)
• Opnå de bedst mulige leveringsbetingelser, leveringsgarantier og leveringsservice
• Opnå de bedst mulige service-, garanti– og betalingsbetingelser
• Opnå de mindst mulige miljøbelastninger
Skolen har en hensigt om at støtte lokale virksomheder, men de har ikke fortrinsret.
5. SKI aftaler
Når det er fordelagtigt for Maribo Gymnasium i forhold til de opstillede kriterier
for valg af leverandører, punkt 4, indkøbes gennem eksisterende SKI aftaler.
6. Indhentning af tilbud (mellem 100.000 kr. og 250.000 kr.)
For at sikre de mest effektive og økonomiske mest fordelagtige valg af leverandører (jf.
kriterier i punkt 4) indhentes almindeligvis mindst to tilbud på alle indkøb af varer,
tjenester eller serviceydelser, der samlet beløber sig til mere end 100.000 kr. ekskl.
moms og ikke indkøbes gennem eksisterende SKI aftale eller gældende rammeaftale.
Ved indhentning af tilbud for håndværkerarbejde, der skal udføres på skolen, gælder
samme økonomiske grænse på 100.000 kr. Et tilbud indhentes altid skriftligt og
væsentlige faktorer som leverings- og betalingsbetingelser, eventuelle planer for
arbejdets udførelse, eventuelt af medlemskab af Byggeriets Garantifond eller andre
garantifonde skal fremgå af tilbuddet.
Det tilsigtes, at der så vidt muligt varieres mellem valg af udbydere ved indhentning af
tilbud for at sikre den optimale konkurrencesituation. Det er aldrig tilladt at oplyse en
mulig fremtidig leverandør om konkurrentens tilsendte tilbud.
Hvis en af skolens ansatte er i familie eller nært beslægtet med en given leverandør eller
tilbudsafgiver, skal dette oplyses for skolen (rektor). Tilbuddene sammenholdes og
prioriteres med baggrund i kriterier for valg af leverandører (punkt 4).
7. Indhentning af tilbud (over 250.000 kr)
Ved indkøb mellem 250.000 kr. – 500.000 kr. indhentes 2-3 tilbud, hvis der ikke købes i
henhold til indgået rammeaftale eller tidligere udbud, og såfremt det økonomisk og
administrativt kan svare sig. Hvis ikke der indhentes 2-3 tilbud, skal der foreligge en
begrundelse.
Ved indkøb mellem 500.000 – 1.144.511 kr. (EU’s tærskelværdi) er skolen omfattet af
udbudspligten. Udbuddet skal principielt offentliggøres, såfremt det økonomisk og
administrativt kan svare sig. Det konkrete køb afgør behovet for offentliggørelse og
konkurrenceudsættelse, jo tættere på EU’s tærskelværdi, jo større behov. Ved indkøb
over 1.144.511 kr. er der tale om et Udbud efter EU-direktiv, og det skal offentliggøres i
EF-tidende. Der skal udarbejdes udbudsbekendtgørelse, udbudsmateriale inkl.
kravspecifikation, udbudsrapport og bekendtgørelse om tildelingen af kontrakt.
8. Haste-arbejde
Når gymnasiet skal have udført ”haste-arbejde” tilkaldes de håndværkere, der bedst
kender skolens lokaliteter, og som skolens serviceleder har tilstrækkelig tillid til, at de
kan løse opgaven. ”Haste-arbejde” defineres som arbejde, der nødvendigvis skal udføres
indenfor et par døgn for at afhjælpe akutte skader på skolen. I sådanne haste-sager vil
det kun i fornødent omfang være muligt at følge kriterierne i Maribo Gymnasiums
indkøbspolitik.